Energie 360°

Der Kunde

Energie 360° macht nachhaltige Energie in der ganzen Schweiz nutzbar. 280 Mitarbeitende engagieren sich gemeinsam mit Kundinnen und Kunden, Partnern und Gemeinden für erneuerbare Energie und ökologische Mobilität. Das Unternehmen plant, baut und betreibt Energielösungen, investiert in Elektroladestationen sowie Gastankstellen und ist führende Anbieterin von Biogas und Holzpellets. So leistet Energie 360° Tag für Tag einen Beitrag zur Umsetzung der 2000-Watt-Gesellschaft.

«Früher musste ich an sämtliche Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Auftragsarten selbst denken. Heute übernimmt dies das System und somit kann ich meine Zeit wertvolleren Aufgaben widmen.»

  • Alessio De Monaco, stellvertretender Leiter Messstellenbetrieb

Die Herausforderung

Die Digitalisierung machte auch vor Energie 360° nicht halt. Die Mitarbeitenden des Bereiches Netz führen eine Vielzahl von Prozessen aus, um die Ziele der Betriebs- und Versorgungssicherheit im Netzgebiet von Energie 360° sicherzustellen. Die rasanten Entwicklungen in der Digitalisierung bieten nun zunehmend neue Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen. Im Rahmen eines Projektprogrammes hat sich Energie 360° daher entschieden, die Netzprozesse in den nächsten Jahren zu digitalisieren.

Für das erste Projekt wurden drei Prozesse mit grossem Synergiepotenzial und hoher Anzahl Prozessdurchläufe pro Jahr ausgewählt: Die Prozesse Zählerwechsel, Apparatekontrolle und der Prozess der Instandhaltung von Druckreduzier- und Messstationen im 14-Jahresprüfturnus.

Bisher haben die Techniker ihre Aufträge auf Papier erhalten und die notwendigen Daten in der Ausführung darauf notiert. Die Daten auf dem Papier wurden danach durch Backoffice Mitarbeitende manuell ins System übertragen. Bei ca. 70% der Prozessdurchläufe handelt es sich um Standardfälle, bei denen sich eine automatisierte Verbuchung anbietet. Die Service Management Lösung von OPUSm sorgt dafür, dass den Mitarbeitern nun einen Grossteil dieser zeitintensiven Arbeitsschritte erspart bleibt. Insgesamt wird nicht nur der Aufwand in der Vor- und Nachbearbeitung reduziert und Fehlerquellen eliminiert, gleichzeitig gestaltet sich auch das Jobprofil für das Backoffice-Team spannender.

Die Zusammenarbeit

Energie 360° führte in einem ersten Schritt eine Bestandaufnahme der Ist-Prozesse durch. Nach kritischer Analyse und unter Berücksichtigung der strategischen Vorgaben entwickelten Energie 360° und OPUSm gemeinsam das Soll-Prozessdesign. Darauf aufbauend wurden in einem technisch anspruchsvollen Projekt die SAP FSM-Lösung erstmalig mit der SAP Utilities Lösung, kurz SAP IS-U, verbunden. Insgesamt führt Energie 360° diese drei Prozesse rund 7’000 Mal pro Jahr aus. Die Koordination dieser Einsätze erfordert eine effiziente Planung, welche die gesetzlich festgelegten Fristen berücksichtigt. Diese Aufgabe wird nun der neuen Technologie von SAP FSM anvertraut.

Die Resultate

Der stellvertretende Leiter des Teams Messstellenbetrieb Alessio De Monaco schwärmt von der Einfachheit der Planung. Er meint: «Früher musste ich an sämtliche Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Auftragsarten selbst denken. Heute übernimmt dies das System und somit kann ich meine Zeit wertvolleren Aufgaben widmen.» Das SAP FSM ist zudem eine grosse Erleichterung, wenn es zu Personalausfällen innerhalb des Teams kommt. Wo vor der neuen Service Management Lösung von OPUSm die notwendigen Dokumente noch in der Zentrale abzuholen waren, verschiebt De Monaco heute nur noch einen Einsatz im System. Der einspringende Mitarbeiter hat so auf einen Blick sofort alle Informationen, die er zur Ausführung des Auftrags braucht.

Die Projektleiterin Nathalie Gyger ist vor allem von der Eliminierung von Fehlerquellen und der Effizienzsteigerung überzeugt. Energie 360° profitiert zudem von einer gesteigerten Datenqualität aufgrund der laufenden Stammdatenanpassungsmeldungen. Die Techniker haben mit einem Gerät sämtliche Informationen und Unterlagen zu einem Auftrag jederzeit griffbereit. Und der Aufwand bei Backoffice-Mitarbeitenden konnte durch die Systemunterstützung und Automatisierung wiederkehrender Prozessschritte stark reduziert werden. Dies schafft insgesamt ein attraktiveres Aufgabenportfolio. Die Mitarbeitenden von Energie 360° können so neu freigewordene Kapazitäten auf zukunftsorientierte Initiativen verwenden.

Die Lektionen für die Zukunft

Auf die Frage, was man anderen Kunden mit ähnlichen Herausforderungen mitgeben würde, rät die Projektleiterin Nathalie Gyger: «Die Ist-Prozessaufnahme, die Anforderungsermittlung sowie das Soll-Prozessdesign und die Erstellung des Pflichtenheftes sind zwar aufwändig, zahlen sich im Verlauf und auf das Resultat des Projekts aber mehrfach aus.» Zudem rät sie vom klassischen Wasserfallprinzip eher ab und empfiehlt ein agileres Projektvorgehen. «Hält man sich strikt an den klassischen Projektablauf geht zwischen einer initialen Konzeption und der Umsetzung viel Zeit für eine umfassende Spezifikation verloren. So müssen sich alle Projektbeteiligten immer wieder neu in die Thematik eindenken. Das führt aus unserer Sicht zu einem grossen Reibungsverlust.» Aus Sicht von Energie 360° hat sich die Investition in digitalisierte Arbeitsprozesse mehrfach ausgezahlt. Ihrer Meinung nach lohnt es sich, solche Projekte lieber früher als später in Angriff zu nehmen.

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